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Configuración de factura de venta electrónica

La configuración de la factura de venta, te permite definir aquellos parámetros que son necesarios y se tendrán en cuenta al momento de la elaboración e impresión del documento.

Para configurar los parámetros de una factura de venta, es necesario que ingreses al ícono  que corresponde a Configuración – Ventas – Documentos – Facturas de ventas.

Al ingresar a esta opción, el sistema te permite crear nuevos tipos de factura de venta, para ello, es necesario que des clic en el botón.

Además, se visualizan los comprobantes que ya se encuentran definidos en el programa, los cuales puedes configurar dando clic en «editar».

Al ingresar, el sistema te mostrará el siguiente mensaje en la parte superior:

Este te llevará al perfil de la organización para que puedas completar los datos de la empresa, puesto que, estos harán efecto en la impresión de la factura de venta.

A continuación, tendrás la posibilidad de definir los siguientes datos:

1. Datos principales: corresponden a datos obligatorios que el sistema requiere para identificar el tipo de comprobante a contabilizar.

  • En uso: se marca cuando el comprobante va a estar activo.

Datos principales del comprobante

  • Código del comprobante: corresponde a un número de identificación interna del comprobante, este número no se reporta a la DIAN.
  • Nombre del comprobante: se trata de un nombre para identificar el comprobante en los reportes que genera el sistema y es de carácter interno.

Resolución de facturación

  • Usar como documento electrónico: es necesario que se encuentre seleccionado para que puedas enviar a la DIAN la información que generes con este tipo de comprobante de factura de venta.
  • Tipo de factura electrónica: aquí escoges el tipo de documento electrónico a configurar.

Si el nombre que le diste al tipo de factura no concuerda, presionas .

  • Número resolución DIAN: evidenciarás el número de la resolución de facturación electrónica que ha sido relacionada previamente. Si no tienes ninguna, es necesario asociarla con el enlace «Asociar una resolución» y te aparecerá la siguiente ventana.

Luego seleccionas la resolución que vas a sincronizar y das clic en el botón de .

Si no visualizas la resolución de facturación que solicitaste en la DIAN, presionas  y el sistema traerá al listado todas las resoluciones.

Importante: 

  • Si seleccionas la opción “Asociar otra resolución” y no tienes ninguna resolución por sincronizar el sistema, habilitará la siguiente ventana, indicando el proceso a realizar.

  • Una vez des clic en «Asociar una resolución» el sistema realizara una validación, en la cual revisara si el número de resolución y prefijo se encuentran relacionados en otro tipo de factura, de ser así te mostrará el siguiente mensaje.

  • Fecha inicio vigencia, vigencia en meses y fecha final vigencia: el sistema relaciona los campos de acuerdo a la resolución de facturación electrónica que sincronizaste previamente.

Numeración

  • Prefijo: se mostrará esta información de acuerdo a la resolución de facturación electrónica que sincronizaste previamente. Recuerda que este campo solo permite máximo 4 caracteres, ya que en el artículo 4 de la Resolución 012 así lo indica.

Importante: Una vez asocies la información de la resolución de facturación que tengan Fecha de inicio de vigencia desde el 24/03/2023 y posteriores, el sistema validará si el prefijo asignado termina en número, de ser así te mostrará el siguiente mensaje.

Aquí es necesario que sincronices la información de otra resolución, si no cuentas con más resoluciones disponibles, procedes a solicitar una nueva ante la DIAN en la cual el prefijo no esté terminado en número.

  • Numeración inicial y numeración final: observas el rango inicial y el rango final de acuerdo a la resolución de facturación electrónica que sincronizaste previamente.
  • Próximo número de factura: es el consecutivo que tomará el sistema al momento de realizar una factura electrónica de venta con este tipo de comprobante. En caso de que quieras comenzar con un número consecutivo específico, puedes modificar este campo.
  • Numeración automática: este campo se encontrará seleccionado.

2. Datos adicionales para Facturación Electrónica: en esta sección puedes habilitar el manejo de los datos para el sector comercial (Empresas del sector salud, Transporte de carga e ingresos para terceros) y realizar la marcación del manejo orden de compra y orden de entrega, los cuales tendrán efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento.

3. Configuraciones complementarias: aquí encontrarás información adicional de la configuración del comprobante.

  • Habilitar centros de costos: el programa te permite definir si el documento manejará centros de costo.
  • Incluir decimales: este parámetro, automáticamente se activará y se bloqueará para que no se pueda desmarcar, esto con el fin de prevenir errores de envío ante la DIAN.
  • Activar vendedores por ítem: este te permite asignar un vendedor por ítem en la elaboración de la factura de venta.
  • Habilitar cruce de remisiones en la facturaal marcar esta opción puedes asociar varias remisiones en una misma factura.
  • Tipo de descuento por ítem: aquí seleccionas si vas a manejar el descuento por porcentaje o por valor.

Cuentas contables

  • Cuenta contable para descuentos por ítem: buscas la cuenta contable que quieres que se contabilice cuando se realice un descuento.
  • Cuenta contable para facturación de obsequios: el programa traerá una cuenta de gastos por defecto, sin embargo, esta podrá ser modificada.

Retenciones: corresponde a las retenciones que se visualizarán y tendrán efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento.

  • Habilitar ReteIVA
  • Habilitar ReteICA
  • Habilitar Autorretención decreto 2201, se podrá realizar la marcación si la empresa tiene el impuesto de autorretención o si por el contrario, no tiene ningún impuesto, seleccionas  para que te lleve al catálogo de impuestos y así realizar el proceso de creación.

Configuraciones de otras actividades económicas:

  • Habilitar copagos / anticipos: para las empresas que necesiten manejar procesos con Copagos y/o anticipos EPS, al habilitar este manejo, mostrará el campo para ingresar la cuenta contable donde se contabilizará.

4. Otros Cargos y descuentos en totales de la factura de venta: podrás registrar cargos y descuentos adicionales por los conceptos y porcentajes que requieras, de acuerdo a los conceptos aceptados por la DIAN y cumpliendo con todos los requisitos normativos para facturación electrónica.

Los campos a diligenciar para la creación de un cargo o un descuento son:

  • En uso: estará marcado si ese cargo descuento se seleccionará al realizar el comprobante.
  • Nombre: aquí podrás escribir el nombre o una descripción corta para identificar el cargo o descuento.
  • Tipo: podrás seleccionar si es un descuento o un cargo.
  • % Tarifa: asignar la tarifa para que el sistema pueda calcular el valor, no podrá ser mayor a 100 y debe manejar máximo 2 decimales.
  • Cuenta contable: agregas la cuenta contable en la que se quiere que este cargo o descuento se contabilice al seleccionarlo en un comprobante.
  • Al dar clic en él más (+) se guardará dicho cargo o descuento.

Importante: Podrás seleccionar la misma cuenta contable para todos los cargos y/o descuentos y solo se podrán llamar cuentas contables que no tengan ningún movimiento contable.

5. Visualización, Impresión y envío de la factura de venta: corresponde a información general que se visualizará y tendrá efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento; estos campos son:

  • Formato: en este campo puedes seleccionar el diseño que el programa tendrá en cuenta para realizar la impresión del documento. Y en vista previa ver un ejemplo del formato.

Datos para visualización

  • Título para visualización, podrás definir el nombre del comprobante.
  • Ciudad, Dirección y Teléfono de la empresa.
  • Observaciones o comentarios adicionales fijos que se requieran visualizar en la impresión del documento.

Datos para envío por mail

  • Asunto: que se tendrá en cuenta para él envió de la Factura de venta al cliente.
  • Adjuntar archivo: desde este campo puedes incorporar imágenes, videos o archivos que sean necesarios para mayor detalle de la factura de venta que será generada.

Datos que verá tu cliente en el detalle de la factura: En esta opción es posible definir que columnas se visualizan en el detalle del documento al momento de generar la vista preliminar o realizar la impresión de la factura.

Una vez digitada toda la información que solicita este catálogo, es necesario dar clic en el botón  para que los datos ingresados queden almacenados en el programa y se tengan en cuenta al momento de elaborar, enviar a vista preliminar o imprimir la factura de venta.

Importante: Es posible definir varios tipos de factura y cada uno de ellos con sus parámetros propios e independientes.

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