La facturación recurrente aplica cuando en forma periódica se elaboran facturas de venta que afectan al mismo tercero y los mismos productos y/o servicios.
Para definir el uso de una factura recurrente, te diriges por la opción de Transacciones – Proceso de ventas – Crear – Factura recurrente.
Al ingresar el sistema te habilita la siguiente pantalla:
En la cual es necesario definir los siguientes campos:
- Número de factura de venta base para crear recurrencia: La facturación recurrente periódicamente se repite, por ello aquí el sistema permite digitar o realizar la búsqueda de la factura que ya está contabilizada y será el modelo a copiar.
- Descripción: Nombre muy corto que permita una rápida identificación del tipo de factura recurrente a crear.
- Crear nuevo modelo para factura recurrente: Crear un modelo nuevo.
Una vez digitada toda la información que solicita el programa, es necesario dar clic en el botón 
y con ello se habilita la siguiente ventana.
En la cual es necesario confirmar algunos datos para la nueva factura a contabilizar.
Los campos son:
- Descripción: corresponde al nombre corto que le fue asignado a la facturación recurrente para realizar una búsqueda rápida.
- Fecha de inicio: confirmas la fecha en la cual se van a contabilizar las primeras facturas de esta serie.
- Frecuencia: defines la periodicidad con la cual se puede generar una factura (diaria, semanal, mensual, entre otros).
- Veces a repetir: relacionar cuantas veces se va a enviar la factura, depende de la frecuencia que se tomó, ejemplo; si fue mensual y deseo que sea cada mes, le indico que se va a repetir 12 veces, y el sistema realizara él envió cada mes.
- Activo: esta marcación indica si la factura frecuente está habilitada para ser utilizada o no.
- Forma de pago: por defecto, todas las facturas recurrentes tendrán forma de pago crédito, esto debido al usuario de la recurrencia no se puede controlar la fecha de pago de contado.
- Número de cuotas: hace referencia al número de vencimientos en los cuales se generará la cuenta por cobrar.
- Periodo de cuotas: corresponde a la periodicidad con la cual se debe generar cada cuota y con la cual se va a generar la cuenta por cobrar.
- Enviar factura por mail automáticamente: Al seleccionar esta opción, el sistema, además de guardar la factura y actualizar toda la información necesaria, también enviará al contacto del cliente la factura a través de correo electrónico.
Los siguientes datos como tipo, cliente, contacto, vendedor, centro de costo, detalle de la factura, sección de totales, observaciones y archivos adjuntos, el sistema los trae diligenciados en forma automática únicamente si fue seleccionada una factura previamente elaborada en el campo Número de factura de venta base para crear recurrencia, caso si fue seleccionado el campo Crear nuevo modelo para factura recurrente será necesario digitar la información solicitada en cada uno de ellos.
Importante: El sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación, de no ser así se generará el siguiente mensaje y no permitirá guardar el documento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad de la DIAN.
Aquí podrás dar clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida.
Una vez digitados o confirmados los datos que solicita el programa, es necesario dar clic en el botón .
